Размер
шрифта

Цвет
сайта

Показывать
картинки

Шрифт
Кернинг
Толщина шрифта

Цвет сайта

Отдел документации

О руководителе

Попова Татьяна Николаевна
начальник отдела документации
8(473)255-59-52
TPopova@vspu.ac.ru

Местонахождение

394043, Центральный федеральный округ, Воронежская область, г. Воронеж, ул. Ленина, д. 86, главный учебный корпус, ком.103

TPopova@vspu.ac.ru
Положение о структурном подразделении (7.61 MB)

Историческая справка

Одним из важнейших структурных подразделений любого учреждения является служба документационного обеспечения управления. В нашем университете организацию работы с документами выполняет отдел документации (до 2001 года – канцелярия).
Канцелярия – одно из старейших самостоятельных структурных подразделений ВГПУ. Примечательно, что на всем протяжении функционирования вуза в здании по улице Ленина, 86, делопроизводственная служба вуза ни разу не меняла своего местоположения. Так, согласно сохранившимся в архиве университета документам (Инвентаризационный поэтажный план домовладения № 86 по ул. Ленина Кагановичского района г. Воронежа; Экспликация к плану строения дома № 86), в послевоенные годы канцелярия занимала две комнаты главного учебного корпуса: ком. 5 (16,1 кв.м) и ком. 4, площадью 17,1 кв. м (это нынешнее помещение отдела документации, ком. 103).
Образцом честного служения делу являлась Фаина Петровна Пичугина, участница Великой Отечественной войны, отработавшая в должности заведующей канцелярией более 40 лет (с 1948 по 1992 гг.).
С 1992 года по настоящее время отделом документации руководит Попова Татьяна Николаевна, выпускница исторического факультета ВГПИ (1983 г.). Под ее руководством сформировался дружный коллектив ответственных, высокопрофессиональных, преданных своему делу людей, имеющих огромный практический опыт работы с документами. В этот период в канцелярии, преобразованной в 2001 году в отдел документации, работали: машинистки Налетова А.И., Исаева М.Л., делопроизводитель Козарь Т.В.,  заведующие архивом Черных З.З., Чурсанова Т.А., машинистка Борзунова Е.В., архивариус Зорченко Е.И., заведующая экспедицией Ковыгина Н.И., ведущий документовед Курицына С.Н., оператор электронного набора Щукина Ю.Н., заведующая архивом Поздаровкина Н.В.
В настоящее время отдел документации представлен тремя штатными работниками: начальник отдела Попова Т.Н., специалист Щукина Ю.Н., заведующий архивом Поздаровкина Н.В.
    Основными функциями отдела документации являются следующие:
•    документационное обеспечение управления университетом, координация и контроль ведения делопроизводства, разработка и внедрение мер по оптимизации документопотоков и совершенствованию документооборота в целом;
•    оказание методической помощи по вопросам делопроизводства и документооборота в структурных подразделениях, консультирование по вопросам оформления документов;
•    упорядочение состава управленческих документов, инициируемых в университете, унификация их форм и установление их единообразия; осуществление контроля правильного и своевременного оформления документов и их исполнения;
•    осуществление экспедиционной обработки, приёма, регистрации, учёта, доставки и рассылки корреспонденции (входящей, исходящей); ведение справочной работы. Обеспечение соответствующего режима доступа к бумажным и электронным документам университета и использования информации, содержащейся в них;
•    осуществление взаимодействия системы электронного документооборота и контроля исполнения поручений Миобрнауки России с системой электронного документооборота университета;
•    обеспечение отбора, учёта и сохранности документов, образующихся в ходе деятельности университета, их научно-техническая обработка и архивное хранение, ведение соответствующих справочников.
За многолетнюю историю ВГПУ значительно возрос архивный фонд, который ежегодно продолжает пополняться документами постоянного срока хранения и документами по личному составу.
Работники отдела оперативно и качественно выполняют свои функциональные задачи, используя в работе как традиционные методы делопроизводства, так и новые информационные технологии. С 2011 года работниками отдела документации успешно внедряется в вузе система электронного документооборота на базе программного продукта «1С: Документооборот».       

       


Сотрудники

Попова Татьяна Николаевна
начальник отдела документации
8(473)255-59-52
TPopova@vspu.ac.ru

Щукина Юлия Николаевна
специалист отдела документации
8(473)255-59-52
YShukina@vspu.ac.ru

Поздаровкина Нина Васильевна
заведующая архивом
(473)255-24-16
NPozdarovkina@vspu.ac.ru